Archives Verviétoises
Société royale Les Archives Verviétoises
(en date du 29 juin 1995)
Société royale des Archives verviétoises
(en date du 30 novembre 1998)
en abrégé : S.R.A.V.
Statuts
Proposés par la Commission, en sa séance du 26 février 2007, amendés et adoptés par l’Assemblée générale du 17 mars 2007.
Statuts originaux :
2 mai 1942 (Publication n° I, pp. 10-13).
Modifications statutaires :
1er mars et 3 mai 1947 (Bulletin, tome I, pp.330, 338).
24 janvier 1953 (Bulletin, tome III, pp. 3-5, 11, 12).
4 juin 1966 (Bulletin, tome III, p. 272 et Publication,n° IX, volume II, in fine).
26 avril 1969 (Bulletin, tome IV, p. 67).
22 mai 1971 (Bulletin, tome VII, pp. 87-90).
27 novembre 1977 et 20 mai 1978 (Bulletin, tome XII, pp. 171-176).
29 juin 1995 (Bulletin, tome XXI, pp. 163-168).
30 novembre 1998, (Bulletin, tome XXIII, pp. 203).
Article
I
Une société a été fondée le 2 mai 1942 sous le
titre Archives Verviétoises.
Elle est devenue
Société royale Les Archives Verviétoises à la
date du 29 juin 1995 et Société royale des Archives verviétoises à la date du 30 novembre 1998.
Article
II
La société tient une Assemblée générale annuelle au premier semestre. Elle organise des réunions et des excursions dont l’objet est en rapport avec l’histoire, la généalogie, l’héraldique, la sigillographie et la numismatique. Elle publie des travaux de ses membres sur ces sujets principalement dans les limites de l’arrondissement judiciaire de Verviers. Elle se réserve le droit de publier tous les documents manuscrits et imprimés devenus rares. La publication de travaux d’auteurs étrangers à la société peut être autorisée par la Commission.
A cette fin, et selon les dispositions de l’article XII, la société publie un Bulletin, de couverture blanche, annuel ou bisannuel.
La société se réserve le droit d’organiser des activités avec d’autres sociétés.
Article
III
Les membres de la société se répartissent comme suit :
1. Les membres effectifs. Leur admission se fait à la majorité des deux tiers des membres présents à l’Assemblée générale qui suit l’introduction de leur candidature auprès de la Commission.
2. Les membres d’honneur, nommés pour services éminents rendus à la société.
3. Les membres jubilaires pour une présence de plus de cinquante années dans la société.
4. Les membres protecteurs.
Les noms des membres d’honneur, des membres
jubilaires et des membres protecteurs figureront en tête de chaque Bulletin.
Les quatre catégories des membres sont soumises au paiement de la cotisation, dont le montant est déterminé lors de l’Assemblée générale annuelle.
La démission d’office, après rappel préalable, de tout membre non en règle de cotisation entraîne la perte du droit au Bulletin en cours, les cotisations antérieures restant acquises à la société.
Article
IV
La direction et l’administration de la société sont assumées par la Commission de la Société royale des Archives verviétoises, qui se compose du président, du vice-président, du secrétaire correspondant, du secrétaire rapporteur, du directeur des publications, du trésorier, du bibliothécaire et de conseillers. Le nombre de membres de la dite commission ne peut être inférieur à trois ni supérieur à neuf.
Deux ou plusieurs fonctions peuvent être cumulées. De même, en cas d’élection aux fonctions de président et de vice-président d’un membre de la Commission exerçant une fonction permanente, il continuera à exercer ces fonctions s’il ne se présente aucun candidat pour décharger le nouvel élu de ses fonctions précédentes.
Article
V
Le président est démissionnaire et rééligible tous les deux ans à l’Assemblée générale. Le vice-président devient de plein droit président à l’expiration du mandat de ce dernier.
Tout mandat peut être remis en cause par un vote à la majorité des 4/5 des membres présents à l’Assemblée générale.
Article
VI
Le président est le garant du respect des statuts de la société. Il anime les séances de la Commission, propose l’ordre du jour et veille à son respect. Il représente la société à l’extérieur. Il veille à trouver conférencier et sujet d’excursion. Il prépare et anime les réunions tant celles de la Commission que plénières.
Il veille également au bon fonctionnement de la société dans toutes ses différentes activités.
En cas d’absence du président, le vice-président ou, à son défaut, le membre le plus âgé de la Commission en remplit les fonctions.
Dans les réunions en cas de parité dans les votes seulement, la voix du président est prépondérante.
Le vice-président seconde le président et le supplée si nécessaire.
Article
VII
Le secrétaire correspondant convoque les réunions tant de la commission que plénières. Il décide de l’ordre du jour en accord avec le président et tient à jour la liste des membres et des numéros de sièges.
C’est lui qui se charge de la correspondance ainsi que de la rédaction et de l’envoi des Feuillets.
Article
VIII
Le secrétaire rapporteur rédige les comptes rendus des différentes réunions, tant de la Commission que plénières ainsi que des différentes activités telles que les excursions. Il les soumet à l’approbation lors de la réunion suivante et les co-signe avec le président. Il se charge de la conservation de ces comptes rendus.
Il se charge de la chronique du Bulletin en récoltant ou rédigeant les résumés des conférences.
Article
IX
Le directeur des publications est l’intermédiaire entre les différents auteurs et l’imprimeur. Il veille à la planification des publications. Il organise au sein de la Commission, la lecture des différents manuscrits. Il se charge de la partie technique de la réalisation du Bulletin.
Il vérifie également l’expédition au Dépôt Légal.
Article
X
Le bibliothécaire est le responsable de la conservation du patrimoine de la société, c'est-à-dire de nos publications, des publications reçues par la société, des archives remises à la société. Il tient un inventaire permanent du patrimoine de la société.
Il se charge de la diffusion de nos publications notamment en approvisionnant la librairie « La Dérive » dépositaire de nos publications.
Article
XI
Le trésorier se charge de la tenue de la comptabilité. Il fait la mise à jour permanente du rentré des cotisations. Il assure les différents paiements.
Il présente les comptes de la société à l’Assemblée générale.
Article
XII
Il est publié un Bulletin, annuel ou bisannuel, distribué à 200 exemplaires numérotés, délivré à tout membre en règle de cotisation pour le (ou les) exercice(s) intéressé(s).
Toute réédition ne pourra se faire que par souscription.
Article
XIII
La Commission a dans ses attributions, l’examen, l’adoption ou le rejet de tous articles, travaux et études destinés aux Bulletins. A cet effet, elle pourra prendre l’avis de personnes, membres ou non de la société, connues pour leur compétence dans un domaine particulier.
Les articles, études et travaux proposés pour l’impression ne seront reçus que pour autant qu’ils soient complets, définitifs et présentés sur un support informatique à convenir avec la Commission.
La Commission se réserve le droit d’accepter ou de rejeter tout travail présenté sans avoir à se justifier.
Article
XIV
Les auteurs dont les travaux ont été admis à l’impression et font l’objet d’un Bulletin, en recevront gratuitement cinquante exemplaires.
En cas de pluralité d’auteurs dans un même Bulletin, cinquante exemplaires de ce bulletin leur seront attribués au prorata du nombre de pages de leur publication. En outre, si l’un ou l’autre de ces auteurs en émettent le souhait, les frais occasionnés par la confection de tirés à part ou de bulletins supplémentaires non numérotés seront pris entièrement à leur charge.
En contrepartie des exemplaires d’auteur, ce dernier devra céder par écrit à la société tous les droits exclusifs sur les travaux publiés pendant septante ans, de façon à la laisser maître de décider d’une éventuelle réédition des dits travaux. Ces droits ne retourneront aux auteurs qu’en cas de dissolution de la société. S’il est procédé à une réédition, 10 % des exemplaires seront attribués à l’auteur.
Article
XV
Seul le directeur des publications est habilité à traiter avec l’imprimeur.
Les exemplaires des Bulletins et les tirés à part réservés aux auteurs ne peuvent être vendus à un prix inférieur à celui fixé par la Commission.
Article
XVI
La Commission fixe le rang de publication des travaux qui lui sont présentés. La société n’assume pas la responsabilité des œuvres publiées. Celles-ci mentionneront toujours le nom de l’auteur.
Article
XVII
Afin de conserver aux Bulletins une présentation soignée et uniforme, le bon à tirer sera visé par le président et le directeur des publications celui-ci étant le seul à remettre le bon à l’imprimeur.
Outre le titre propre à l’ouvrage, chaque volume portera la mention Bulletin de la Société royale des Archives Verviétoises ainsi que le numéro d’ordre et le millésime de l’année de sa parution.
Article
XVIII
La Commission se réunit chaque fois qu’elle l’estime et ce, à la demande du président ou d’un de ses membres.
Article
XIX
Les modifications aux présents statuts ne peuvent être adoptées qu’après avoir été présentées par la Commission et portées à l’ordre du jour de l’Assemblée générale
Article
XX
Tous les cas non prévus par les présents statuts seront tranchés par la Commission.
Article
XXI
La Société royale des Archives verviétoises ne peut être dissoute que par une décision prise en Assemblée générale convoquée à cette fin un mois d’avance. La dissolution doit être votée à la majorité des trois quarts des membres présents. Il appartiendra à ceux-ci de décider en même temps de l’emploi qui sera fait de l’avoir de la société.
Les présents statuts remplacent et annulent ceux votés antérieurement, dont la dernière modification a été publiée dans le Bulletin XXIII (1998) p. 203.
Verviers
le 17 mars 2007